Het beschermen van persoonsgegevens vinden we erg belangrijk. We verwerken en beveiligen uw persoonlijke gegevens dan ook zorgvuldig. Hieronder leest u hoe we dat doen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.

[borlabs-cookie type=”btn-cookie-preference” title=”Change your cookie preference”/]

We verwerken persoonsgegevens van onze klanten, van potentiële klanten met wie we contact hebben gelegd of willen leggen, van ontvangers van onze nieuwsbrieven en van alle andere personen die contact met ons opnemen. Deze privacyverklaring geldt niet voor personen die werkzaam zijn bij Arkance Systems, sollicitanten, uitzendkrachten, inleenkrachten en student-stagiairs.

Bij onze verwerking houden we ons aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. Dat betekent onder andere het volgende:

  • We vermelden duidelijk met welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring.
  • We beperken onze verzameling van persoonsgegevens tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
  • We vragen u eerst om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist.
  • We nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dat eisen we ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
  • We respecteren uw rechten, zoals de mogelijkheid om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring leggen we graag uit hoe w uw privacy beschermen en hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Heeft u daarna nog vragen over deze privacyverklaring? Dan leest u onderaan hoe u daarover contact met ons kunt opnemen.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Deze privacyverklaring gaat over het verwerken van persoonsgegevens door Arkance Systems  als verwerkingsverantwoordelijke.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor het verrichten van werkzaamheden voor u. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn die we uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites. Ook van wederpartijen kunnen we persoonsgegevens van u ontvangen

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken we uw persoonsgegevens?

Om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, hebben we uw persoonsgegevens nodig en moeten we deze ook verwerken. We verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst waarin u ons opdracht heeft gegeven voor het leveren van software, hardware, diensten of andere producten. Zo worden uw persoonsgegevens gebruikt om contact met u te kunnen onderhouden over uw zaak. Daarnaast worden uw contactgegevens in ons klantsysteem gezet en kunnen deze – indien u ons daar toestemming voor heeft gegeven – worden gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijvoorbeeld een seminar of event. Afhankelijk van de dienstverlening kunnen ook andere persoonsgegevens dan uw contactgegevens noodzakelijk zijn. Daarnaast gebruiken we uw persoonsgegevens voor het verzenden van onze rekeningen. In sommige gevallen zijn we ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens vast te leggen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als we een gerechtvaardigd belang hebben en geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?

We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. We zorgen er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin we uw persoonsgegevens opslaan zo goed mogelijk beveiligd zijn.

We kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens gebruikmaken van dienstverleners (verwerkers) die we inschakelen. We werken bijvoorbeeld met verwerkers die hostingdiensten of ICT-ondersteuning aan ons leveren. Met deze verwerkers sluiten we in dat geval een verwerkersovereenkomst, waarin deze verwerkers garanderen te zullen voldoen aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming stelt.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We zien er nauwlettend op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. We hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang we persoonsgegevens bewaren en we bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Hierbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen.

Onderstaande gegevens verwerken we op grond van de overeenkomst die u met ons aangaat totdat u uw account opzegt. Sommige gegevens bewaren we langer, als we daar een wettelijke verplichting toe hebben, zoals de fiscale bewaarplicht.

  • Account op onze website
    Om online aankopen te kunnen doen via onze website en om uw bestelgeschiedenis te raadplegen, moet u een account aanmaken voor onze website. Hiervoor verwerken we de volgende gegevens:

    • Bedrijfsgegevens
    • NAW-gegevens
    • E-mailadres
    • Wachtwoord
    • Bestelgeschiedenis
  • Order verwerken
    Wanneer u bij ons een order plaatst, maken we voor de afhandeling gebruik van de volgende gegevens:

    • Bedrijfsgegevens
    • NAW-gegevens
    • Contactgegevens
    • E-mailadres
    • Betaalgegevens en financiële gegevens

 

  • Contact
    Als u contact met ons opneemt, verwerken we hiervoor de volgende gegevens:

    • NAW-gegevens
    • Contactgegevens
    • Inhoud van het contact/bericht
  • Nieuwsbrief
    Het is mogelijk om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief. We sturen u dan maximaal twee keer per maand informatie, tips, aanbiedingen en/of acties. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich eenvoudig kunt afmelden. We verwerken hiervoor de volgende gegevens:

    • Naam
    • E-mailadres

Delen we uw persoonsgegevens met derden?

We respecteren uw privacy en zorgen ervoor dat de bedrijfsgegevens en persoonlijke gegevens die we verwerken vertrouwelijk worden behandeld. We zullen deze gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, het leveren van ondersteuning of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel. We zullen uw persoonsgegevens nooit delen met derden voor commerciële doeleinden.

Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens we over u hebben vastgelegd? U kunt bij Arkance Systems een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen. Verder hebt u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast hebt u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van onze nieuwsbrief.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen we u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de strook met nummers onderaan het paspoort, het paspoortnummer en het burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen we u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die we hebben ondernomen. Omdat de bij Arkance Systems werkzame consultants soms een geheimhoudingsverplichting hebben, zal geen inzage gegeven kunnen worden in gegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening.

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Arkance Systems kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze privacyverklaring.

Cookies

We gebruiken alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoeken van onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die we gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van onze website en voor uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld voorkeursinstellingen. Ook kunnen we hiermee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Let wel op dat sommige functionaliteit minder of zelfs helemaal niet meer kan werken als het opslaan van cookies uitgeschakeld is. Tot slot kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

We maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze websites gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het IP-adres van uw computer, overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. We hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten, we verplichten hen de IP-adressen deels te anonimiseren en we hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.

Onze nieuwsbrieven bevatten zogenaamde tracking codes; dit zijn niet zichtbare codes waarmee we bijhouden hoeveel mensen onze nieuwsbrief openen en op welke berichten mensen klikken. Hierdoor weten we welke onderwerpen interessant zijn voor onze lezers en kunnen we onze nieuwsbrief verbeteren.

Wijzigingen

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. We raden u dan ook aan om deze pagina regelmatig te raadplegen, zodat u altijd op de hoogte bent van de meest recente versie. De wijzigingsdatum van deze privacyverklaring vermelden we bovenaan deze pagina, zodat u eenvoudig kunt controleren of er wijzigingen zijn.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de AVG naleven. We doen ons uiterste best om ons aan de geldende privacywetgeving te houden. Wanneer u van mening bent dat we hier niet in slagen, dan kunt u contact met ons opnemen. We helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat niet lukt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Contactgegevens

Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Arkance Systems
Lauwersmeer 11
5347 JR OSS
Tel: 085 – 30 30 000

Overige contactgegevens vindt u op onze contactpagina.